Zarządzenie nr 336/2020 Wójta Gminy Janów z dnia 23 lipca 2020 roku w sprawie ustalenia zasad wydawania i rejestracji upoważnień i pełnomocnictw w Urzędzie Gminy Janów
Zarządzenie Nr 336/2020
Wójta Gminy Janów
z dnia 23 lipca 2020 r.
w sprawie: ustalenia zasad wydawania i rejestracji upoważnień i pełnomocnictw
w Urzędzie Gminy Janów
Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zarządzam, co następuje:
§ 1.
1. Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady wydawania i rejestracji upoważnień oraz pełnomocnictw w Urzędzie Gminy Janów.
2. Upoważnienia i pełnomocnictwa podpisuje Wójt Gminy Janów.
3. Upoważnienia udzielane na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym podpisuje Skarbnik Gminy Janów.
4. Upoważnienia udzielane na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 podpisuje Administrator Danych Osobowych.
5.Upoważnienia i pełnomocnictwa wydaje się wyłącznie w przypadkach dozwolonych przepisami prawa.
§ 2.
1. Projekt upoważnienia i pełnomocnictwa przygotowuje właściwy referat, stanowisko samodzielne lub gminna jednostka organizacyjna.
2. Projekt upoważnienia lub pełnomocnictwa winien być zaparafowany przez kierownika referatu, pracownika zatrudnionego na stanowisku samodzielnym lub kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, a następnie przedłożony radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem formalno-prawnym.
3. Po uzyskaniu podpisów i paraf wymienionych w ust. 2 oraz zarejestrowaniu w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich upoważnienie lub pełnomocnictwo składa się w Sekretariacie Urzędu, który przekazuje dane upoważnienie lub pełnomocnictwo Wójtowi do podpisu.
§ 3.
Wprowadza się wzory upoważnień stosowanych w Urzędzie Gminy Janów:
1) wzór upoważnienia pracownika organu podatkowego (postępowanie podatkowe), stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia,
2) wzór powierzenia obowiązków i odpowiedzialności z zakresu rachunkowości, stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia,
3) wzór upoważnienia pracownika, stanowiący załącznik Nr 3 do zarządzenia,
4) wzór upoważnienia rodzajowego, stanowiący załącznik Nr 4 do zarządzenia,
5) wzór pełnomocnictwa/upoważnienia do wykonywania czynności w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego (art. 18 ustawy Prawo zamówień publicznych), stanowiący załącznik Nr 5 do zarządzenia,
6) wzór powierzenia obowiązków i odpowiedzialności z zakresu gospodarki finansowej, stanowi załącznik Nr 6 do zarządzenia,
7) wzór pełnomocnictwa rodzajowego, stanowiący załącznik Nr 7 do zarządzenia,
8) upoważnienie do przetwarzania danych osobowych stanowiący załącznik Nr 8 do zarządzenia.
§ 4.
1. Każde wydane upoważnienie, pełnomocnictwo i odwołanie/cofnięcie upoważnienia lub pełnomocnictwa, niezależnie od formy jego wydania (np. zarządzenie) podlega rejestracji w Rejestrze Upoważnień i Pełnomocnictw.
2. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw prowadzi pracownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
3. Rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych prowadzi Sekretarz Gminy.
4. Obowiązek rejestracji nie dotyczy pełnomocnictw do występowania (przed sądami, organami administracyjnymi itp. (pełnomocnictw procesowych).
5. Rejestr prowadzony jest oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.
6. Rejestr powinien zawierać co najmniej: liczbę porządkową, datę wydania, nazwisko i imię osoby upoważnionej, zajmowane stanowisko służbowe, zakres upoważnienia lub pełnomocnictwa, okres obowiązywania oraz uwagi, w których zamieszczone będą dodatkowe informacje, np. o cofnięciu upoważnienia lub pełnomocnictwa.
7. Wzór rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw, stanowi załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia.
§ 5.
Kierownicy referatów i ich pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych monitorują aktualność udzielonych upoważnień i pełnomocnictw, a w przypadku zmiany przepisów prawa podejmują działania mające na celu cofnięcia lub zmianę udzielonego upoważnienia lub pełnomocnictwa.
§ 6.
Upoważnienia i pełnomocnictwa sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden egzemplarz dla osoby upoważnionej, drugi egzemplarz do akt osobowych pracownika, trzeci egzemplarz do rejestru upoważnień i pełnomocnictw.
§ 7.
1. Upoważnienie lub pełnomocnictwo ustaje z powodu:
1) cofnięcia przez osobę, która go udzieliła,
2) wygaśnięcia wraz z upływem terminu, na jaki zostało udzielone,
3) realizacji czynności określonych w treści dokumentu,
4) ustania stosunku pracy osoby, której udzielono upoważnienia lub pełnomocnictwa.
2. Upoważnienie/pełnomocnictwo może być cofnięte lub zmienione w każdym czasie,
z zachowaniem formy pisemnej.
§ 8.
1. Wykonanie zarządzenia powierza się sekretarzowi gminy, skarbnikowi gminy, kierownikom jednostek organizacji wewnętrznej Urzędu Gminy oraz dyrektorom/kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.
3. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się sekretarzowi gminy.
§ 9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Wójt Gminy Janów
/-/ Edward Moskalik