Zarządzenie Wójta Gminy Janów Nr 251/2009 w sprawie: szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy Janów.
Zarządzenie Nr 251/2009
Wójta Gminy Janów
z dnia 29 maja 2009 roku
w sprawie : szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy Janów
Na podstawie art.19 ust.8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych ( Dz. U. Nr. 223 poz. 1458 ) w związku z art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( t. j. z 2001 r. Nr.142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami )
Wójt Gminy Janów zarządza :
§ 1
Wprowadzić zarządzenie regulujące sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym , w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Gminy Janów.
§ 2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o :
1) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach
samorządowych ( Dz. U. Nr. 223 poz. 1458 ) ,
2) Urzędzie – oznacza to Urząd Gminy Janów,
3) Sekretarzu – oznacza to Sekretarza Gminy Janów,
4) Kierowniku Urzędu – oznacza to Wójta Gminy Janów ,
5) pracowniku – oznacza to osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym , w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy , która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej ,
6) referacie – rozumie się przez to również samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie ,
7) kierowniku referatu – rozumie się przez to odpowiednio również pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy.
§ 3
1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym ,
w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym , jest zobowiązany odbyć służbę
przygotowawczą zakończoną egzaminem , za wyjątkiem pracowników , którzy zostali
zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art.19 ust.5 ustawy.
2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do
należytego wykonywania obowiązków służbowych.
3. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem
egzaminów dla pracowników sprawuje Sekretarz Gminy.
4. Wszyscy pracownicy Urzędu , w szczególności kierownicy referatów są zobowiązani
do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.
§ 4
1. Kierownik Urzędu na umotywowany wniosek kierownika Referatu , w którym pracownik jest zatrudniony, może zwolnić pracownika z odbycia służby przygotowawczej, jeżeli jego wiedza i umiejętności zawodowe dają gwarancję na należyte wykonywanie obowiązków służbowych.
2. Pracownik zwolniony z odbycia służby przygotowawczej jest zobowiązany do zaliczenia egzaminu sprawdzającego w terminie wyznaczonym przez kierownika Urzędu.
§ 5
1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie 1 miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 2 miesiąca od zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika , zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.
2. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika , zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.
4. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie trwania tej służby decyduje Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem referatu.
5. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy . Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
5. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy . Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
§ 6
W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek :
1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych referatach i stanowiskach pracy , sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
3) zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej , w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych ,
4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
5) zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego , zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu , w tym w szczególności :
a) ustawą o samorządzie gminnym,
b) ustawą o pracownikach samorządowych ,
c) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o finansach publicznych,
d) podstawowymi zagadnieniami z prawa zamówień publicznych ,
e) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie danych osobowych ,
f) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych ,
g) instrukcją kancelaryjną dla organów gminy,
h) Statutem Gminy Janów, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy , Regulaminem Pracy Urzędu Gminy, Regulaminem Wynagradzania Pracowników Urzędu Gminy,
i) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na swoim stanowisku pracy i referacie,
j) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych , w szczególności decyzji administracyjnych , postanowień , zaświadczeń , projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.
1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych referatach i stanowiskach pracy , sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
3) zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej , w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych ,
4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
5) zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego , zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu , w tym w szczególności :
a) ustawą o samorządzie gminnym,
b) ustawą o pracownikach samorządowych ,
c) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o finansach publicznych,
d) podstawowymi zagadnieniami z prawa zamówień publicznych ,
e) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie danych osobowych ,
f) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych ,
g) instrukcją kancelaryjną dla organów gminy,
h) Statutem Gminy Janów, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy , Regulaminem Pracy Urzędu Gminy, Regulaminem Wynagradzania Pracowników Urzędu Gminy,
i) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na swoim stanowisku pracy i referacie,
j) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych , w szczególności decyzji administracyjnych , postanowień , zaświadczeń , projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.
§ 7
1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez ¾ tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w referacie , w którym jest zatrudniony , a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych referatach Urzędu Gminy.
2. Podczas praktyk w innych referatach pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych referatów , w szczególności pod kątem współpracy z referatem pracownika . Sekretarz wydaje kierownikom referatów wytyczne odnośnie praktyk pracownika odbywającego praktyki w ramach służby przygotowawczej.
3. Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem referatu ustala dla pracownika plan służby przygotowawczej.
4. Plan służby przygotowawczej określa :
a) okres odbywania służby,
b) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w referatach Urzędu Gminy,
c) wykaz aktów prawnych , których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,
d) wykaz zagadnień egzaminacyjnych,
e) termin egzaminu .
2. Podczas praktyk w innych referatach pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych referatów , w szczególności pod kątem współpracy z referatem pracownika . Sekretarz wydaje kierownikom referatów wytyczne odnośnie praktyk pracownika odbywającego praktyki w ramach służby przygotowawczej.
3. Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem referatu ustala dla pracownika plan służby przygotowawczej.
4. Plan służby przygotowawczej określa :
a) okres odbywania służby,
b) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w referatach Urzędu Gminy,
c) wykaz aktów prawnych , których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,
d) wykaz zagadnień egzaminacyjnych,
e) termin egzaminu .
5. Kierownik referatu , w którym pracownik odbywał praktykę w trakcie służby przygotowawczej , sporządza pisemną informację o przebiegu tej praktyki , powierzonych pracownikowi czynnościach , sposobie wywiązania się pracownika z przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych zadań.
6. Informację o której mowa powyżej przekazuje się Sekretarzowi.
Informacja ta jest jawna dla pracownika.
7. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu , o przedłużeniu okresu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie , gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
6. Informację o której mowa powyżej przekazuje się Sekretarzowi.
Informacja ta jest jawna dla pracownika.
7. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu , o przedłużeniu okresu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie , gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
§ 8
1. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej , a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.
2. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna , której przewodniczy Sekretarz. Ponadto w skład Komisji Sekretarz powołuje kierownika właściwego referatu oraz 1 lub 2 osoby spośród pracowników Urzędu , dysponujących odpowiednią wiedzą.
3. Kierownik Urzędu może wyznaczyć inny skład Komisji Egzaminacyjnej.
4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie , w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.
5. W uzasadnionych przypadkach Sekretarz lub Kierownik Urzędu może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej. Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.
6. Egzamin składa się z części pisemnej , części ustnej oraz części praktycznej.
7. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne , ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
8. Część pisemna egzaminu składa się z testu 30 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej , a także spraw załatwianych w referacie pracownika. Część pisemna trwa 45 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana od 1 do 2 punktów.
9. Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych referatach , w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana od 0 do 5 punktów.
10. Część praktyczna polega na opracowaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika , w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej , odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania ma 30 minut na jego wykonanie. Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi . Część praktyczna jest punktowana od 0 do 10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem , takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
11. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 15 minutowe przerwy . Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia , w którym przeprowadzany jest egzamin.
2. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna , której przewodniczy Sekretarz. Ponadto w skład Komisji Sekretarz powołuje kierownika właściwego referatu oraz 1 lub 2 osoby spośród pracowników Urzędu , dysponujących odpowiednią wiedzą.
3. Kierownik Urzędu może wyznaczyć inny skład Komisji Egzaminacyjnej.
4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie , w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.
5. W uzasadnionych przypadkach Sekretarz lub Kierownik Urzędu może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej. Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.
6. Egzamin składa się z części pisemnej , części ustnej oraz części praktycznej.
7. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne , ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
8. Część pisemna egzaminu składa się z testu 30 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej , a także spraw załatwianych w referacie pracownika. Część pisemna trwa 45 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana od 1 do 2 punktów.
9. Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych referatach , w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana od 0 do 5 punktów.
10. Część praktyczna polega na opracowaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika , w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej , odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania ma 30 minut na jego wykonanie. Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi . Część praktyczna jest punktowana od 0 do 10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem , takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
11. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 15 minutowe przerwy . Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia , w którym przeprowadzany jest egzamin.
§ 9
1. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu , w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik oraz kierownik urzędu.
2. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym musi co najmniej przebywać 2 członków Komisji.
3. Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.
2. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym musi co najmniej przebywać 2 członków Komisji.
3. Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.
§ 10
1. Komisja po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.
2. Obrady Komisji są niejawne.
3. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół . Protokół zawiera : imię i nazwisko pracownika , nazwę stanowiska pracy , datę odbycia egzaminu , skład Komisji Egzaminacyjnej , wyniki poszczególnych części egzaminu. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej , pisemne informacje o których mowa w § 6, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.
4. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
5. Pracownik , który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.
6. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
7. Pracownikowi , który zaliczył egzamin pozytywnie Kierownik Urzędu wystawia w dwóch egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi , a drugi włącza do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej .
8. Pracownik , który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym , nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
9. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Referacie Organizacyjnym.
2. Obrady Komisji są niejawne.
3. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół . Protokół zawiera : imię i nazwisko pracownika , nazwę stanowiska pracy , datę odbycia egzaminu , skład Komisji Egzaminacyjnej , wyniki poszczególnych części egzaminu. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej , pisemne informacje o których mowa w § 6, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.
4. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
5. Pracownik , który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.
6. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
7. Pracownikowi , który zaliczył egzamin pozytywnie Kierownik Urzędu wystawia w dwóch egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi , a drugi włącza do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej .
8. Pracownik , który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym , nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
9. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Referacie Organizacyjnym.
§ 11
Od decyzji Komisji Egzaminacyjnej przysługuje pracownikowi prawo wniesienia odwołania do Wójta Gminy Janów w terminie 7 dni od dnia powiadomienia pracownika o decyzji Komisji Egzaminacyjnej.
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Janów
/-/ mgr Adam Markowski
/-/ mgr Adam Markowski